Quelles démarches / vérifications effectuer à l'arrivée des voyageurs ?

Lorsque des voyageurs arrivent dans un logement, des démarches sont à réaliser par le propriétaire ou la conciergerie en charge de l'accueil. Certaines sont obligatoires, d'autres sont facultatives. 

Les démarches obligatoires

Faire remplir une fiche de police pour les voyageurs étrangers : toute personne qui donne en location (à titre professionnel ou non) un hébergement touristique à un client de nationalité étrangère doit lui faire remplir une fiche individuelle de police. Télécharger notre modèle

En cas d’arrivée autonome via un système de boîte à clés, l’absence de fiche remplie ne justifie pas un refus d’accès au logement une fois la réservation confirmée.

La bonne pratique consiste à :

• demander la fiche en amont ou après l’arrivée,

• conserver la preuve de la demande (mail, message plateforme),

• relancer si besoin.

En cas de non-retour de fiche, il n’y a pas de sanction automatique. L’obligation porte surtout sur la démarche de collecte.

• La fiche est généralement remplie à l’arrivée
• Ce n’est pas toujours annoncé en amont car cela dépend de la nationalité
• Cela évite de complexifier le parcours

Les démarches facultatives

• Demander une carte d'identité au nom de la réservation : cela permet de vérifier que la personne qui arrive dans le logement est bien celle qui a fait la réservation. Dans certains cas, la réservation peut être à un nom différent (par exemple : une entreprise qui réserve pour son salarié).
• Demander une attestation d'assurance location saisonnière : le vacancier peut être assuré par le contrat multirisques habitation de sa résidence principale, au titre de la garantie responsabilité civile villégiature (séjour/voyage). Nous recommandons aux propriétaires malgré tout d'assurer leur logement correctement afin de ne pas avoir à solliciter les voyageurs sur ce point.

Si jamais les voyageurs ne peuvent pas ou ne souhaitent pas vous fournir leur pièce d'identité et si vous pensez qu'une réservation présente des risques, sachez que vous pouvez refuser l'entrée dans les lieux. En cas de contestation, les voyageurs peuvent contacter Cocoonr ou bien contacter la plateforme sur laquelle la réservation a été effectuée.

Les vérifications d'identité permettent de réduire considérablement les risques de réservations frauduleuses (carte bancaires volées, fêtes ou dégradations dans les logements, etc).